要領悪いと感じる時の解決法は?

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こんにちは!Chieです。

今回は、要領悪いと感じる時の解決策をお話していきます。

要領が悪いというのを言い換えると、「仕事が思いのほか進まない。」「予定していたタスクが終わらない。」「周囲と比べるとスピードが遅い」などが該当するかなと思います。要領の悪さに繋がっている原因は様々ありますが、今回はその中でも「スケジュール管理」について解説していきます。

お悩みシスターズの声
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やりたいことが多すぎて…全然終わらない。

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作業が終わらなくて上司によく怒られるんだよね。

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何を先にすればいいか分からない…

お悩みシスターズも、スケジュール管理に困られた経験があるようですね。

 

私も、自分の時間の使い方を意識せずに過ごしてきた時は

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今日、なんか何も進んでいない…

このように感じた日があります。

ですが、今回お話しする「スケジュール管理方法」を実践したことで、自分が決めた目標を達成することができています。

この記事を読んでわかること
  • なぜ要領が悪いのかという原因が分かる
  • スケジュールの分類が分かる
  • スケジュール管理方法が分かる

ですので、今回は、「スケジュール」について一緒に考えていきましょう!

要領の悪い人の特徴

要領の悪い人の特徴

まず、なぜ要領が悪いのか。要領が悪い人の特徴を考えていきます。

あなたが、もし、要領が悪いと思っていらっしゃるのであれば、自分はどれくらい当てはまるのか?を見てみてください。

タスクの詰め込みすぎ

1つ目は、自分の使える時間に対して不可能な量のタスクを設定していることです。

 

例えば、1時間でメッセージ対応が50件できる人が、1時間に100件のメッセージの対応と1件の通話を設定するのは実現可能でしょうか?

この例でいうと、メッセージだけでも自分のできる量以上のうえ、通話の予定も入れてしまっています。

このスケジュールは、設定した時点でそもそも実現不可能なのです。

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さすがに無理なのはわかるよ!

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そうですよね。ですが意外と自分のできる量以上の予定を立ててしまうい人が多いんです。

スケジュールを考える際は自分の可能な範疇内で設定する必要があります。

自分が立てた目標に対して、自分が実現可能なタスク量なのかをまずは確認しましょう。

そのためには、自分がどれくらいの時間でどれくらいのタスクをすることができるのか、自分の限界値を知ることが重要ですね。

優先順位の付け方が下手

2つ目は、数多くのタスクの中で優先順位をうまくつけられずに、先にやらなくていいものから手を付けてしまい最終的に予定していた量が終わらない事態になってしまうことです。

例えば、部屋を片付けてスッキリさせてから集中して仕事をしようと思っていたのが、片付け最中に学生時代のアルバムを見つけてしまいついつい思い出に浸っている間に1日終わってしまった。

こんな経験はありませんか?

私もあります(苦笑)

これは、優先順位の付け方次第で回避することができます。

どのように優先順位を付けていくかは、次項でお話していきます。

自分で全てしようとしてしまう

3つめは、自分で全てしようとしてしまうとです。

例えば、多少分からないことや曖昧なことがあっても、自分で考えて判断しようとしたり、終わらないかもしれないと感じても、自力で何とかしようしてしまったり、苦手な仕事を任された場合でも、「苦手」と言うのは恥ずかしいと感じ自分でやってしまったりというのがここに該当します。

なぜ、自分で全てしようとしてしまうことが要領の悪さに繋がっているかというと、自分の分からない部分の解決に時間をかけてしまって最終的に予定した仕事が終わらなくなってしまうからです。

全体を把握するのが下手

4つ目は全体を把握せずに、部分的に捉えすぎてしまうことが挙げられます。

例えば、明日までに4部構成の論文を書かないといけないとすると、要領の良い人は

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とりあえず50%の出来でもいいから4部書いてみよう。

と全体を見てひととおり書くところから始めますが、要領の悪い人は

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まずはひとつずつ80%を追求して書こう。

と完成度をまず求めてしまいがちです。

なぜ一つずつの完成度を上げることが要領の悪さに繋がるかというと、完成度にこだわることで細かな部分にまで気になってしまい完成形が見えなくなってしまい結果として完成が遅くなってしまうからです。

 

ここまでは容量の悪い人の特徴をお話をしてきました。

ここまでは短所にフォーカスしてお話してきましたが、要領の悪さは必ずしも悪い部分だけではありません。

例えば、要領が悪いと感じている方は、自分の仕事に対して丁寧で真面目だったり、目標に対して努力ができたり、そもそも、要領が悪いと自分で感じているということは自分の短所を克服しようとしているということなので、それ自体が大きな長所です。

タスクを緊急度と重要度で振り分ける

要領よく仕事を進めていくために、スケジュールをどのように立てるかが大きく影響を与えます。

スケジュールを構成している一つ一つのタスクについて考えていきましょう。

一つ一つのタスクの優先順位の決め方が、仕事の結果を大きく左右します。

 

では、どのようにタスクを分けていけばいいのでしょうか?

「7つの習慣」という世界的に有名な本の著者であるスティーブン・R・コヴィー氏が提唱したタスク管理法ですが、縦軸に重要性、横軸に緊急性として4つのマトリックスにわけます。

これから一つ一つの領域を解説していきますので、それぞれに思い当たるタスクを「もうこれ以上かけない」と思ってもそこから50個書き出すくらい脳みそがカラカラになるくらいまで書きだしていきましょう。

書き出したあとは、領域ごとに優先順位(必要なもの)が高い順に上から並べ替えをしていきます。

matrix

1:義務

1の領域は、重要度も緊急性も高いこと。

睡眠や食事、家事、仕事など、「絶対にやらないといけないこと」がここに当てはまります。

2:投資

2の領域は、重要度は高いけれど、緊急度が低いこと。

将来のために読書をしたり、健康維持のために運動をしたり、やらなければならないことではなく「やりたいこと」がこの領域に含まれます。

「今」ではなく、「将来」に必要なことがここに含まれます。

3:突発的事項

3の領域は、重要度は低いけれど、緊急度が高いこと。

仕事終わりに急に同僚に飲みに誘われたり、予定なしに突発的に友人が電話をかけてきたりがこの領域に含まれます。

緊急度が高いことから、重要度も高いように錯覚してしまう危険性が高いので注意が必要です。

4:目的のない無駄な時間

4の領域は、重要度も緊急度も低いこと。

目的のないネットサーフィンや、ただ惰性で続けているゲームなどがここに当てはまります。

止めたい習慣や癖もここに含まれます。

マトリックスに分ける際の注意点

スケジュール帳の画像を表示

ここまで、4つのマトリックスがあることをお話してきました。

効率のいいスケジュール管理をするために、自分の抱えているタスクがどの領域に含まれるのかをまずは書き出すことから始めていきますが

ここで3つ注意点があります。

領域分けは主観的観測である

1つめは、そのタスクの先にある「目的」によって、どの領域に割り振られるかは変わるということ。

例えば、同じ「オーガニックな食事」に対して美容系YoutuberのAさんは「第1領域」に、健康意識の低い学生のBさんは「第4領域」にといったように、領域分けは各個人の主観と目的に影響されるということです。

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ん?どういうこと??

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これだけでは、ピンとこない方も多いかもしれません、もう少し詳しくお話しますね。

もう一つ例を挙げると「突発的な飲み会のお誘い」

ここだけを切り取ると第3領域ですが、参加メンバーに「あなたが話してみたいと切に願っていた憧れの人」がいたらどうでしょうか?

しかもその人はこの機会を逃すと次にいつ会えるかも分からないとしたら?

「憧れの人と繋がれる」「自分の仕事の幅が広がるかもしれない」「自分の将来に繋がるかもしれない」「人脈が広がるかも」「あこがれの人と友人になれるかも」となると、第3領域ではなく第1領域に一気に変化しますよね。

このように、目的次第でタスクがどの領域に含まれるのかは流動的で、しかも、あなたの主観によることを押さえておきましょう。

重要視するのは第2領域

将来に繋がるタスクは、第2領域に含まれるタスクです。

第2領域には「今すぐに必要ではないけれど、将来の自分のために必要だと思っていること」が含まれるのでそうですよね。

この第2領域に自分の時間をいかに配分できるかを考えていきます。

1日が24時間と決まっているので、自分が使える時間的リソースは限界があります。

時間を増やす方法は実はあるのですが、今回のお話では余分な話になるのでまたの機会に。

この最大値が決まっている中で第2領域に半分を増やそうと思うと、他の3領域を減らす必要があります。

第1領域を減らす工夫

第1領域は「やらなければいけないこと」でした。

その第1領域を減らすには、「自分でなくてもできることは任せる」ということです。

例えば、「掃除」

自分で掃除機をかけていたのをロボット掃除機に変えることで時間的余剰を生み出すことも可能ですし、物の置き場所を固定することで散らからないようにすることも時間的余剰を生む方法の一つです。

第3領域を減らす工夫

第3領域は「突発的に起こるトラブルやハプニング」でした。

その第3領域を減らすには、「事前に対応策を考えておく」ということです。

プリコミットメントと言ったりもしますね。

 

例えば、急な電話であれば、「出るのか出ないのか」「出るとしたら、どれくらいの時間までなら話すのか」「出ないとしたら、その後どのような対応をするのか(コールバックするのか、メッセージするのか、何もしないのか)」を予め決めておきます。

そうすることで、「気づいたら数時間たってしまっていた」という事態を避けることができます。

第4領域を減らす工夫

第4領域は「無駄な時間」でした。

ここを減らすには、簡単です。この領域に充てる時間を放棄すること。

無駄なネットサーフィンが多いのであれば1時間だけと決めてみたり、自分の目標に不必要なこととしてその時間を第2領域のタスクに充てる時間にしてみたり。

もう一つの方法は、第4領域の含まれるタスクに目的を見出すことで違う領域に移動する可能性もあります。

 

例えば、Youtubeを目的もなく1日中見てしまう人がいたとします。

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あ!それ私!ついつい見ちゃうんだよね…

ただYoutubeを見るという目的であれば、そこに費やす時間は第4領域的ですが、

自分がYouTubeでの発信を考えていてそのリサーチのためにいろんな人のYoutubeを研究しているのであれば、それは自分の将来に繋がる第2領域のタスクに変わります。

このようにタスクに「目的」を見出すことでも、第4領域を減らすことにつながります。

 

定期的に確認する

タスク分けをすると、それで満足してしまいがちですが定期的に書きだしたものを確認するようにしましょう。

それはなぜかというと、「変化するから」です。新しいタスクが生まれたり、その都度優先順位が変わるのが当たり前なので

自分の現在地を知り自分の目的に対して進んでいるのかを確認するために定期的に確認することは欠かせません。

理想的には2週間に一度ペースが良いとされていますが、難しい方は1ヶ月程度になったとしても定期的な確認をおすすめします。

この書き出す作業のことを「ブレインダンプ」と呼びますが、ブレインダンプは思考力や判断力を要するので隙間時間で取り組むのではなくまとまった時間を取って一気に実践されてください。

 

スケジュールの組み立て方

スケジュールの立て方

タスクごとにどの領域に含まれているのかという優先順位がはっきりしたら、実際にスケジュールを立てていきます。

スケジュールは1週間ごと

スケジュールを立てるペースは1日ではなく、1週間を1セットとして考えるのをおすすめします。

なぜかというと、1日ごとではスポット的な視点になってしまって少しでもズレると途端にスケジュールに破綻してしまいますし、1ヶ月だと期間が長すぎて目標が具体的にイメージできない場合も多く日々のタスクが立てにくくなることがあるからです。

1週間にすることで1日よりも少し大きな視野で捉ることができ自分のタスク管理や目標を立てやすいので、スケジュールを立てる際は1週間で考えるのをおすすめしています。

スケジュールは埋めるもの

スケジュールは立てるものではなく、埋めるものです。

自分の時間を何に使うかで埋めていくイメージでスケジューリングしていきましょう。

どう埋めていくか

1週間のスケジュールを開いて、第1領域から順に入れていきます。

ここでおススメなのはGoogleカレンダーです。

Googleカレンダーは予定を色でカテゴリー分けできたり、誰かと共有したり、時間ごとに記入が可能なのですごく使い勝手がよく私も使っています。

スマホとパソコンで同期ができるのも助かりますね。

 

では話を戻して、第1領域を埋めていきます。

例えば、平日は9時から12時13時から17時が仕事なのであればその時間は「仕事」という風に記入します。

↓クリックするとポップアップします↓

スケジュールの立て方①

睡眠が0時から6時までなのであれば、それを追加します。

↓クリックするとポップアップします↓

スケジュールの立て方②

このように第1領域を埋めた後、第2領域の習慣化したい活動を実践する「コアタイム」を設定します。

例えば平日の帰宅後の20時~21時と土日の午前中はビジネスの時間とするのであればこのように記入します。

(第1領域の他の項目も数か所追加しています。)

↓クリックするとポップアップします↓

スケジュールの立て方③

 

このように空いた時間に何をするかを順番に埋めていきます。全て埋めるようにしましょう。

このように自分のスケジュールを可視化することで、自分のコントロールできる時間帯が明確になり行動目標が立てやすくなります。

予定を決めていても、予定通りにいかない日もあるでしょう。

例えば、仕事が定時で終わらず残業になってしまった。急に明日までの仕事が入った。など、突発的に第1領域が増えた場合は、

私は第1領域とコアタイムを設定しているタスクのみを実行して、次の日に回せるタスクは回すようにしています。

柔軟に「その時のベスト」に併せられるのも、「スケジューリングを1週間で考える」メリットだと感じています。

コアタイムの設定

「コアタイム」について少し補足しておきます。

コアタイムというのは、第2領域に含まれるタスクの中で継続したい習慣や将来のための肝になる活動を指します。

例えば、英語をマスターするために、英語に触れる時間を毎日21時~22時に設定する。みたいな感じです。

コアタイムを継続させるポイントは以下の2つです。

コアタイムのポイント
  • 具体的に「何をするのか」まで決めすぎないこと。
  • コアタイムでは、そのことをするか何もしないかの二択

言い換えると、コアタイムは「目的に向かう行動をする時間」としての設定であり、そこで何をするかはその都度は変更可能であるということです。

先ほどの英語学習なのであれば、コアタイムにすることは、英語を書くことでもいいし、英語を話すことでもいいし、Youtubeで英語の動画を見ることでもいいということです。

英語をマスターするために、その時にできることやしたいことを行動すればいいのです。

 

ですが、どうしても気持ちが乗らない日もあるでしょう。

そんな日のコアタイムは英語をするか、何もしないかどちらかにするようにしています。

他の活動をしてしまうと英語をしなくてもいいと無意識に思ってしまいこれまで積み上げてきた習慣が崩れてしまう可能性があるので、

コアタイムで決めたことをしないのであれば「何もしない」時間にするようにしましょう。

 

このようにして、スケジュールが埋まればそれに沿って行動するだけです。

時間を区切って取り組んでいくことで自分がするべきタスクが明確化して、仕事を着実に進めていくことができます。

「要領悪い」解決策のまとめ

要領が悪いまとめ

いかがでしたか?

今回はスケジュール管理不足からくる「要領の悪さ」についてお話させていただきました。

実践無くして習得なし。

新しい何かを始める時、最初は違和感があるかもしれませんが、実践を通してしか自分がどう改善したらいいのかや自分の壁がどこのあるのかは見えてきません。ですので、「まずはやってみる」という意識でタスクを4つに分けるところから始められてみてくださいね。

 

当サイトでは、

継続できない人の共通点やノウハウコレクターと呼ばれるノウハウばかり集めてうまく結果に繋げられていない状態からどうやって脱出するのかもご紹介しています。

こちらも是非ご覧ください。

 

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  • コメント ( 1 )

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  1. 松崎聖子

    Chieさん、お世話になります。

    いつも丁寧に教えていただきありがとうございます。

    何度か学んでいる内容ではありますが、
    今回読ませていただき新たな気づきがありました。

    晴耕雨読の私は、いつも週間天気予報は参考にしていますが
    要領が悪いのはお天気のせいにしていました。

    どのように一日を過ごすのか?をその日の朝考えます。
    プチブレインダンプをして、優先順位を決めます。

    どうやら、お天気と私の感情がリンクするのか? 
    気持のノリを左右するのか?

    実は、「要領が悪い」と自分を攻め、関連する学びを追い求めているようです。

    その日に出来なかった事をマイナスと決定するのではなく、
    心身の成長の糧のためにこの学びを何度もしたいのだ!と思います。

    かなりへそ曲がりの天邪鬼ですが、「解決法」の学びを何度もさせていただきます。

    ありがとうございました。

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